Ngày nay, hầu hết mọi người đều có một địa chỉ email riêng cho mình, thậm chí là có nhiều địa chỉ email khác nhau. Điều đó cho thấy rằng, việc có một địa chỉ email không còn là điều xa xỉ và hơn thế việc sử dụng email trong giao tiếp hàng ngày cũng như trong công việc đang dần trở thành một thói quen.
Có lẽ các bạn đã đang và sẽ còn viết rất nhiều email. Vậy bạn hãy thử kiểm tra lại xem khi mình viết email có mắc phải sai lầm nào không nhé 😉
1. Không viết tiêu đề
Bạn đã từng trải qua cảm giác nhận được một email không có tiêu đề bao giờ chưa?
Nếu có thì hẳn đó làm cảm giác rất khó chịu với email đó và xa hơn là rất khó chịu với người gửi email. Với một email không có tiêu đề thì rất có khả năng email đó sẽ không được người nhận mở ra bởi vì đó là một trong những lỗi cẩu thả và khó chấp nhận của một email, thậm chí là có phần coi thường người nhận.
Bạn đừng bao giờ bỏ trống tiêu đề e-mail nhé! Việc này cũng kỳ dị giống như bạn đăng một bài báo mà không có tên.
2. Tiêu đề không tương thích
Như đã nói ở trên, việc đầu tiên khi soạn email đó là viết tiêu đề. Vậy bạn đã từng viết email với những tiêu đề kiểu như thế này bao giờ chưa?
- Gửi thầy
- Hồ sơ xin việc
- Báo cáo
- Hỏi về việc lý do ngày hôm sao không tới họp được ?
Nếu có thì bạn đã mắc một sai lầm khi viết mail rồi đó. Chúng ta thử cùng phân tích nhé. Tiêu đề “Gửi thầy”, “Hồ sơ xin việc”, “Báo cáo” quá chung chung ko rõ mục đích và nội dung. Tiêu đề cuối cùng thì dài dòng quá mức.
Tiêu đề của một bài báo luôn có 2 chức năng: thu hút sự chú ý của độc giả và cho họ biết nội dung chính của bài báo là gì để họ xem có nên đọc tiếp không. Tiêu đề của e-mail cũng như vậy. Vì thế, hãy đặt tiêu đề e-mail ngắn gọn nhưng cần chọn lựa kỹ càng ngôn từ để thông báo cho người nhận nội dung chính xác của e-mail. Nếu e-mail bạn gửi mang tính định kỳ, chẳng hạn như các báo cáo hàng tuần về một dự án, bạn nên ghi thêm ngày tháng gửi trong tiêu đề e-mail.
3. Không quan tâm tới từ ngữ
Khi bạn giao tiếp mặt đối mặt với một ai đó, 93% thông điệp của bạn là không thành lời. Email không có ngôn ngữ cơ thể. Người đọc không thể thấy được khuôn mặt bạn hay nghe giọng điệu lời nói.
Vì vậy, bạn cần lựa chọn từ ngữ một cách cẩn thận và chuẩn xác. Bạn nên đặt mình vào vị trí của người khác và suy nghĩ xem từ ngữ của bạn có tác động tới họ ra sao.
4. Quên kiểm tra lại chính tả và ngữ pháp
Vào những ngày đầu khi email mới ra đời, một vài người đã ghi chú rằng dạng giao tiếp này không đảm bảo chuẩn xác về mặt chính tả và ngữ pháp. Điều này là hoàn toàn sai. Chính tả và ngữ pháp là sự đại diện cho bạn. Nếu bạn không kiểm tra lại để chắc chắn email được soạn thảo chính xác nhất, mọi người sẽ đặt câu hỏi về trình độ và sự nghiêm túc của bạn.
Hãy sử dụng chấm câu và viết hoa đúng nhất và luôn kiểm tra lỗi chính tả. Song bạn cần nhớ rằng, phần mềm kiểm tra chính tả chỉ có thể phát hiện một số từ sai chính tả rõ ràng, có một số từ bạn dùng sai nhưng vẫn đúng chính tả. Do vậy, tốt nhất bạn cần tự kiểm tra chính tả.
5. Viết một cuốn tiểu thuyết lớn
E-mail cần ngắn gọn. Hãy giữ cho nội dung của bạn được cô đọng. Hãy sử dụng một vài đoạn văn và một vài câu trong mỗi đoạn. Mọi người sẽ đọc lướt các email, vì vậy những nội dung dài dòng rất lãng phí. Nếu bạn thấy cần phải truyền tải những thông điệp dài, hãy gọi điện thoại trò chuyện hay hẹn một cuộc gặp.
6. Chuyển tiếp email mà chưa có sự đồng ý
Hầu hết mọi người đều làm điều này. Bạn có thể tự hỏi nếu thư được gửi đến mình và chỉ duy nhất mình, tại sao mình phải chịu trách nhiệm khi chuyển tiếp nó cho người khác? Rất thường xuyên các thông tin bảo mật bị lan truyền rộng rãi vì một ai đó thiếu sự nghiêm túc. Trừ khi bạn được đề nghị hay bạn yêu cầu sự cho phép, đừng chuyển tiếp bất cứ nội dung nào được gửi tới cho bạn.
7. Nghĩ rằng sẽ không ai khác đọc được email của bạn ngoài người gửi.
Một khi bạn rời hòm thư của mình, bạn sẽ không thể biết được email của mình kết thúc ở đâu. Đừng sử dụng internet để gửi đi tất cả mọi thứ mà bạn không thể kiểm soát được nó. Hãy sử dụng những công cụ khác để truyền tải các thông tin cá nhân hay những thông tin nhạy cảm.
8. Bỏ qua chữ ký của bạn
Bạn hãy luôn kết thúc email với tên của mình, thậm chí nó đã được đặt ở đầu thư. Bạn cũng cần bổ sung các thông tin liên lạc chẳng hạn như số điện thoại, fax và địa chỉ cơ quan. Người nhận có thể muốn gọi điện cho bạn hay gửi cho bạn những tài liệu mà không thể được gửi qua email. Việc xây dựng mẫu chữ ký chính thức với tất cả các dữ liệu liên quan là cách thức chuyên nghiệp nhất để email của bạn được hoàn hảo hơn.
9. Mong đợi những phản hồi ngay lập tức
Không phải tất cả mọi người đều ngồi trước máy tính với chương trình email được bật. Vẻ đẹp của giao tiếp Internet nằm ở sự thuận tiện của nó. Nó không phải là một sự ngắt quãng công việc của mọi người. Họ có thể kiểm tra email vào thời điểm nào thuận tiện nhất với họ chứ không phải với bạn. Nếu giao tiếp thực sự quan trọng đến mức bạn cần câu trả lời ngay, hãy sử sụng điện thoại.
10. Hoàn thành mục “Gửi” ngay đầu tiên
Trên thực tế, tên và địa chỉ của người nhận thư nên là phần thông tin sau cùng bạn đưa vào email. Hãy kiểm tra cẩn thận tất cả các nội dung khác, bao gồm chính tả, ngữ pháp, chấm câu và ngôn ngữ. Bạn đã nói rõ những gì cần nói? Giọng điệu email của bạn ra sao? Bạn đã đính kèm tài liệu muốn gửi đi? Nếu bạn gõ tên và địa chỉ người nhận đầu tiên, một sơ sót có thể nào đó khiến lá thư được gửi đi khi mà nó chưa hoàn thành. Bạn sẽ không bao giờ có thể lấy lại nó.
E-mail đang khiến mọi công việc trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn, bao gồm cả việc tạo ra được những ấn tượng mạnh mẽ và xây dựng các mối quan hệ hiệu quả. Sử dụng công cụ email một cách hiệu quả và thích hợp, bạn chắc chắn sẽ có được vô vàn các thành công trong tương lai.
Tham khảo
https://sites.google.com/site/esimba20/ky-nang-mem-1/kynangvietemail
http://vinacontact.com/email-marketing-mappingout-strategy/117–12-sai-lm-khi-giao-dch-qua-email-
