Họp stand-up, hãy làm cho đúng

Triển khai stand-up meeting (Cuộc họp Đứng hay còn được biết đến với tên gọi là Scrum Hằng ngày) cần sự đơn giản, vậy tại sao khá nhiều nhóm thực hiện sai hoạt động này?

Tôi tin rằng Scrum Hằng ngày là một phương pháp tốt – và cần được thực hiện bởi tất cả các nhóm phát triển – bất kể họ có hay không sử dụng Scrum hay bất cứ một phương pháp luận Agile nào đó. Và Vì vậy tôi đưa ra suy nghĩa của mình về cách thực hiện stand up meeting để các bạn cùng xem xét:

Stand-up meeting là gì?

Stand-up meeting (hay “stand-up”) là một cuộc họp nhóm hằng ngày nhằm giúp các thành viên trong nhóm cập nhật hiện trạng công việc.
(Theo Wikipedia)

Hoạt động này chỉ đơn giản như vậy – mỗi ngày nhóm họp và cập nhật cho các thành viên tình trạng công việc hiện tại của họ.

Vậy thì làm thế nào một số nhóm có thể thực hiện sai hoạt động này?

Sự thật là việc thực hiện thành công một cuộc họp hằng ngày đòi hỏi kỷ luật và tuân thủ một số quy tắc đơn giản. Bởi vì rất dễ xuất hiện một số thứ vớ vẩn ngoài lề và thay vì có một cuộc họp hiệu quả và cung cấp thông tin bằng việc lãng phí thời gian của mọi người.

Đúng thời điểm

Thông thường, cuộc họp stand-up được tổ chức vào buổi sáng – do thời điểm này giúp “khởi động” một ngày làm việc – sau cuộc họp toàn bộ nhóm đã đồng bộ công việc và các vấn đề cần tập trung đã được xác định và mọi người biết ai sẽ làm gì trong ngày hôm đó.

Tôi đã từng tham gia một nhóm tiến hành stand-up vào buổi chiều – bởi vì đó là thời điểm hầu hết các thành viên có mặt tại văn phòng. Đó là một ý tưởng tốt và nó đã thành công – bởi vì một cuộc họp vào buổi sáng với ít hơn một nửa số thành viên là kém hiệu quả so với cuộc họp muộn hơn nhưng có mặt cả (hoặc phần lớn) nhóm.

Không có vấn đề gì với thời điểm bạn chọn – hãy đảm bảo các cuộc họp diễn ra cùng một thời điểm trong ngày – điều này tạo ra thói quen và giúp nhóm hình thành một nhịp điệu.

Đúng số lượng

Stand-up nên thực hiện hằng ngày – không có ngoại lệ!

Rất dễ để bỏ qua một (hoặc năm) cuộc họp khi mà các thời hạn (deadline) đang cận kề. Vấn đề là việc bỏ qua các cuộc họp khiến thứ mà bạn không bỏ qua kém hiệu quả hơn.

Nếu chỉ năm thì mười họa bạn mới có một cuộc họp, thì nó sẽ là một thứ lê thê và tẻ nhạt (“hãy nói cho tôi những gì mà bạn đã làm hai tuần trước đây,” không may đây là chuyện có thật).

Nếu nhóm của bạn đối mặt với thực tế rằng cuộc họp có xu hướng bị thay đổi lịch hoặc hủy bỏ – họ sẽ không xuất hiện đúng giờ (hoặc tất cả) các cuộc họp mà bạn quyết định cần có – những điều đưa chúng ta tới điểm tiếp theo:

Đúng đối tượng

Toàn bộ nhóm của bạn cần phải tham dự cuộc họp hằng ngày. Tôi dùng từ nên bởi vì chúng ta sống trong một thế giới bất toàn – con người có thể ốm, làm việc ở nơi khác, có những lỗi quan trọng cần phải sửa, v.v.. Điều quan trọng là phải có cuộc họp stand-up vào đúng thời điểm đã định, ngay cả khi một số người tham dự chưa thể xuất hiện.

Trong một công việc trước đây, chúng tôi gặp phải một vấn đề. Không bao giờ có đủ người ở trong cùng  một căn phòng – Joe cần sửa chữa một thứ cuối cùng nào đó và Diana phải vắng mặt trong cuộc họp (khoảng 5 phút) và cứ như vậy. Các cuộc họp được sắp xếp bắt đầu 10-15 phút sau thời gian chỉ định, khiến tôi cảm thấy không công bằng cho những ai có mặt đúng giờ. Sau đó một thời gian không còn ai tới tham dự cuộc họp nữa và tôi phải đi gọi từng thành viên và mất một khoảng thời gian để mọi người có mặt đầy đủ. Tôi đã có một giải pháp đơn giản – tôi bắt đầu cuộc họp đúng giờ – mà không có mặt họ, thực tế là một số người tham dự đến muộn đã không ảnh hưởng tới thời gian của những người còn  lại – và nhóm đến muộn đã học được bài học đúng giờ.

Không có “con số nhỏ nhất” dành cho những người tham dự – tôi đã tiến hàng các cuộc họp stand-up với ít nhất là hai đồng nghiệp (trong kỳ nghỉ hè) và nó rất hữu ích.

Theo thời gian (đọc: luôn luôn), việc mời các kiểm thử (không phải thành viên trong nhóm), hoặc những anh chàngcô nàng làm marketingsản phẩm, hoặc cấp trên của sếp bạn – hãy để họ biết những gì bạn làm và những thứ bạn lên kế hoạch chuyển giao – chỉ đảm bảo rằng họ hiểu trước về “gà và lợn (chickens & pigs)”.

Đúng thời lượng

Họp stand-up nên ngắn nhất có thể – tôi khuyến nghị là khoảng 15 phút, phụ thuộc vào số người tham gia.

Điều này quan trọng và ảnh hưởng thực sự tới thành công của cuộc họp. Trong trường hợp bạn không biết, lý do mọi người phải đứng họp là vì chúng ta muốn có một cuộc họp ngắn.

Đây là một trong nhiều chỉ dẫn khó hiểu cần phải tuân theo – tôi không chắc lắm về lý do tại sao – có lẽ trong mỗi chúng ta đều có một diễn viên.

Một nhóm của chúng tôi đã sử dụng đồng hồ cát để đảm bảo rằng cuộc họp sẽ không quá thời lượng cho phép.

Thực tế chúng tôi đã không bao giờ phải ngắt lời ai đó giữ chừng, nhưng chiếc đồng hồ giúp người tham gia biết mình còn bao nhiêu thời gian để nói.

Hãy cố gắng theo dõi thời lượng của cuộc họp và, tại thời điểm kết thúc, cho mọi người biết mình họp mất bao nhiêu thời gian – tôi thấy điều này sẽ giúp ích nếu cuộc họp của bạn có xu hướng ra khỏi tầm kiểm soát và cứ mãi như vậy.

Đúng hành vi

Mỗi thành viên trong nhóm nên lần lượt trả lời ba câu hỏi sau:

1. Tôi đã làm những gì ngày hôm trước?

2. Tôi sẽ làm những gì ngày hôm nay?

3. Những gì cản trở tôi hoàn thành mục tiêu của mình (rào cản, trở ngại, v.v.)?

Và chỉ thế thôi, không trả lời ít hơn hay nhiều hơn.

Điều luôn làm tôi ngạc nhiên là tại sao các cuộc họp stand-up lại có thể dễ dàng đi chệch khỏi định dạng đơn giản đó.

Trong một công việc trước đây, người quản lý của tôi đã sử dụng cuộc họp stand-up để thảo luận về công việc hiện tại và tương lai với từng người tham gia – đây là một cách tuyệt vời để đảm bảo cuộc họp không có mặt những ai không quan tâm – ít nhất là cho tới khi nó được công khai riêng với quản lý của vị này.

Hãy đảm bảo rằng chỉ những ai cần cập nhật về hiện trạng của mình được phép trình bày. Một số nhóm sử dụng một “totem” (một đồ vật nào đó) để chuyển quyền được trình bày cho người cầm vật này (kiểu Lord of the Flies), một số nhóm thì không – điều quan trọng là cuộc họp này để cả nhóm cùng cập nhật hiện trạng, chứ không riêng người quản lý.

Bất cứ khi nào một người tham gia có thể muốn trình bày một vài thứ – có lẽ anh ta cần trợ giúp, yêu cầu làm rõ một điều gì đó, thảo luận một giải pháp khả thi, hoặc chỉ đơn giản là tranh luận với người trình bày. Điều này là tốt, miễn là nhanh gọn và đúng mức (ví dụ: “tôi biết cách để tạo ra script đó – tôi sẽ chỉ cho bạn sau cuộc họp”), nếu nó biến thành cuộc thảo luận giữa hai người, hãy yêu cầu họ họp với nhau sau cuộc họp stand-up này. Khi cần phải can thiệp như vậy, tôi thường để họ nói một hoặc hai phút trước khi ngắt lời và yêu cầu họ thảo luận sau cuộc họp.

Kết luận

Trong cuộc họp dự án điển hình, hầu hết những người tham dự không đóng góp gì, họ chỉ tới để nghe báo cáo. Một lượng lớn thời gian dành cho việc phát triển bị lãng phí chỉ để thu lấy một lượng thông tin nhỏ. Với nhiều người tới tham dự các cuộc họp sẽ chiếm các tài nguyên của dự án và cũng gây ra cơn ác mộng về lập lịch.
Truyền thông trong cả nhóm là mục đích của cuộc họp stand-up.
(Theo extremeprogramming.org)

Họp hằng ngày là cách làm hay để giữ cho cả nhóm tập trung và nắm được thông tin, và nó mang lại lợi ích ngay cả khi có hay không có việc triển khai Scrum (hoặc bất cứ một phương pháp Agile nào).

Triển khai họp stand-up thành công là rất đơn giản, chỉ cần đảm bảo rằng bạn không quên mục đích thực sự của nó: cập nhật thực trạng.

Nguồn: http://blog.drorhelper.com/2013/09/doing-right-standup-meeting.html