Chào bạn, một kẻ #ThếMàĐần bận rộn. Nếu bạn bị cái tít này dụ đến đây thì chứng tỏ là bạn đang để ý tìm kiếm một phương kế để hoàn thành công việc tốt hơn, năng suất hơn, hiệu quả hơn, mà mất ít stress hơn. Tôi lại tặng bạn#ThếMàĐần một món quà đặc biệt: 6 bí quyết quản việc cực đơn giản mà hiệu quả. Chỉ cần bỏ ra mươi phút đọc hết bài này, bạn sẽ thấy mình sẽ lãi to. Thề đấy, hehe!
Bí quyết 1: Trực quan hóa đầu việc
Bình thường bạn có quá nhiều việc phải lo, nhưng hầu như bạn để việc đó ở trong đầu, khiến cho đầu óc càng thêm lo. Những lí thuyết quản trị trực quan (Visual management) đang được ưa chuộng trên thế giới dạy ta điều đơn giản này: Hãy bắt đầu bằng việc trực quan hóa đầu việc.
Thế nào là trực quan hóa đầu việc? Hãy theo ba bước đơn giản dưới đây.
Bước 1: Bạn lập một cái bảng Kanban (vẽ nó ra trên bảng, một tờ giấy cứng) có ba cột VIỆC CẦN LÀM, VIỆC ĐANG LÀM, HOÀN THÀNH như bên dưới:
Bảng Kanban để quản lí trực quan
Bước 2: Kể từ giờ trở đi, cứ có việc gì bạn dùng giấy dán (sticky note) viết ra rồi dán nó lên cột VIỆC CẦN LÀM.
Thế là tất tần tật công việc “lộ hết cả thiên” lên bảng rồi. Rảnh hết cả óc.
Bước 3: Khi bắt tay làm việc gì thì nhấc cái việc đó sang cột ĐANG LÀM, cố làm thật nhanh thật gọn việc đó, rồi nhấc nó sang cột HOÀN THÀNH.
Vậy là trạng thái công việc rõ mồn một. Việc xong hay chưa xong bạn đều biết cả. Nguyên cái sự rõ ràng như thế đã giúp ta có cảm giác kiểm soát công việc tốt hơn hẳn, đỡ lo.
Ghi chú: nếu bạn dùng đồ công nghệ thì hãy tải về ứng dụng Trello trên iPhone/iPad/Android/Windows Phone, tạo một bảng Kanban thông minh dễ như bỡn.
Bí quyết này có ý nghĩa rất giản dị: Muốn quản việc thì phải BIẾT VIỆC. Mà dán lên bảng Kanban để biết việc là cách tốt nhất.
Bí quyết 2: Đặt độ ưu tiên
Chắc bạn biết luật Pareto 80/20 rồi nhỉ. Chỉ khoảng 20% công việc quan trọng mang đến phần lớn (80%) giá trị cho chúng ta. Vì thế cần luôn xếp độ ưu tiên cho các công việc cần làm. Việc của bạn là phải thực hành luật đó, chứ không nên chỉ biết cho vui.
Vậy làm thế nào?
Trong cái bảng Kanban kia bạn đã dán hết việc lên cột VIỆC CẦN LÀM rồi thì hãy phân tích các công việc đó xem cái nào khẩn cấp hơn, cái nào mang lại nhiều giá trị hơn, và bạn thích làm cái nào hơn thì kéo lên trên; còn những cái ít khẩn cấp hơn, ít giá trị hơn, ít thích thú hơn thì đẩy xuống dưới (hoặc vứt luôn nếu thấy không cần thiết, cho nó sạch bảng, gọn đầu óc).
Đấy, xong rồi cứ nhằm việc ở hàng trên mà “giã”, hết việc nọ đến việc kia. Làm miết như thế thì bạn đã thực sự làm chủ cái quy tắc 80/20 rồi. Chú ý là bạn nên ưu tiên để mỗi ngày được làm những việc vừa thích thú vừa mang lại nhiều giá trị. Như thế mới thật là thông minh.
Còn nếu trong danh sách của bạn có nhiều việc kiểu “gấp” hoặc “siêu gấp” thì có lẽ cần phải dụng bí kíp số 5 trong bài này. Nhưng hãy đợi một tí, rồi sẽ đến phần đó.
Nói thêm một chút, bạn có thể dùng nhiều giấy dán hoặc nhãn với màu sắc khác nhau để ưu ái những việc quan trọng hơn. Như thế cũng trực quan hơn, vui vẻ hơn. Hãy tẹt ga mà sáng tạo nhé ?
Có câu “Vĩ đại do lựa chọn” (thực ra là tựa sách nổi tiếng của của đại cao thủ Jim Collins). Đặt độ ưu tiên chính là một thói quen để rèn luyện năng lực lựa chọn để trở nên “vĩ đại theo cách của bạn” đấy!
Nhớ từ khóa nhé: Ưu tiên hóa!
Bí quyết 3: Giới hạn việc chưa xong
Bạn biết không, làm nhiều việc một lúc sẽ khiến năng suất giảm, lại tăng stress đấy. Vì bạn sẽ mất nhiều thì giờ và năng lượng để “chuyển đổi ngữ cảnh”. Có nghiên cứu khoa học còn cho thấy là làm quá nhiều việc cùng lúc có thể làm giảm cả IQ luôn. Sợ nhỉ? Thế mà lúc nào chúng ta cũng có xu hướng cũng làm dăm bảy việc cùng một lúc. Ai đó mà có khoe có thể “cân” được chục việc cùng lúc thì cứ kệ cho người ta “tự sướng” nhé. Còn bạn #ThếMàĐần của tôi thì nên ghi nhớ điều này: Não bộ của con người chỉ có thể tập trung cao độ vào một việc thôi. Vì thế hãy giới hạn việc đang làm (tức việc chưa làm xong) xuống, ví dụ: 3 việc thôi, để tránh nguy cơ giảm năng suất, tránh căng thẳng, và đảm bảo chất lượng công việc.
Cách làm đơn giản thôi: ghi số 3 vào cột ĐANG LÀM, rồi chỉ cho phép 3 công việc được dán ở cột đấy. Khi nào xong một việc thì nhấc nó sang cột HOÀN THÀNH, lúc ấy mới được chọn việc tiếp theo từ cột VIỆC CẦN LÀM sang cột ĐANG LÀM, vẫn đảm bảo giới hạn việc đang làm là 3.
Ghi chú thêm: số 2 hay 3 hay 4 có thể cần phải được tùy biến tùy từng người. Cách làm là cứ thử thôi, bạn thử tăng giảm qua thời gian xem có bị ảnh hưởng gì không. Xong rồi thì cứ dùng lấy một cái thôi.
Nhớ nhé, đừng ôm đồm. Hãy xử gọn từng việc một!
Bí quyết 4: Mỗi ngày mươi phút thực hành kiểm điểm
Thực tế là không phải lúc nào công việc cũng trôi chảy. Nếu ở trên kia ta bảo rằng phải “biết việc” bao gồm biết đầu việc và biết trạng thái công việc, thì chúng ta cũng phải “biết vấn đề”. Không gì tốt hơn là đặt ra mỗi ngày mươi phút tự kiểm tra xem trạng thái công việc đến đâu.
Thực hành cũng dễ thôi, bạn tự đặt và tự trả lời nghiêm túc ba câu này là xong ngay:
- Từ hôm qua đến hôm nay mình đã làm được việc gì?
- Có vấn đề nào cản trở mình làm tốt công việc không?
- Mình sẽ làm việc gì tiếp theo đây?
Nhớ đứng trước cái bảng Kanban mà tự trả lời nhé. Kiểu tự kiểm điểm ấy hehe. Và cũng đừng mất thì giờ quá, nhớ bấm đồng giờ đếm ngược. Chỉ 10 phút thôi là đủ.
Khi bạn rà soát được các vấn đề gặp phải, hãy đầu tư để có được phương án thích ứng. Rà soát lại cột VIỆC CẦN LÀM, xem có cần phải điều chỉnh gì về thứ tự hay thêm việc gì không.
PS. Để “tỏ ra nguy hiểm”, kiểu “tự kiểm điểm” này thực ra là một kĩ thuật lập kế hoạch tức thì (Just-in-time planning) hoặc “lập kế hoạch thích ứng” (adaptive planning) – rất nổi tiếng trong giới sản xuất tinh gọn và phát triển phần mềm linh hoạt đấy. Hàng triệu người đã ứng dụng thành thục và hữu hiệu cách làm này.
Bí quyết 5: Khi gặp vấn đề, hãy hỏi 5 lần tại sao
Ai làm việc chăm chỉ mà chả có lúc tắc tị. Vấn đề củ chuối đột nhiên nó ập đến. Chúng ta thường tự hỏi: “Thế thì người nông dân phải làm sao”?
Đừng vội đâm sầm vào giải quyết vấn đề ngay. Hãy điều tra xem nó là cái gì đã. Đến gấp như cháy nhà người ta còn phải hội ý xem là cái gì gây cháy, và phải tính kế cẩn thận làm thế nào để dập lửa cho hiệu quả, huống hồ phần lớn công việc của bạn chưa đến mức cháy nhà như thế phải không?
Phương pháp hỏi 5 lần tại sao (5 whys) này thực ra một kĩ thuật có trong phương pháp quản lí trứ danh có tên là Tư duy Tinh gọn (Lean Thinking), có gốc gác tận ở bên Nhật Bổn. Cái kĩ thuật đơn giản cực kì này thế mà hóa ra quá là lợi hại.
Thực hành thế nào? Thì hỏi 5 lần TẠI SAO. Thế thôi hehe.
Ví dụ nhé, tôi trích ra đây một ví dụ trong cuốn sách nổi tiếng “Khởi nghiệp Tinh gọn” của Eric Ries để bạn #ThếMàĐầntham khảo nhé:
Vấn đề: “Khách hàng phàn nàn về chất lượng lô hàng vừa giao”
Tại sao 1: Tại sao chất lượng lô hàng kém?
Trả lời: Do nguyên vật liệu đầu vào kém chất lượng.
Tại sao 2: Tại sao chất lượng nguyên vật liệu kém?
Trả lời: Do trong quá trình sản xuất bị thiếu nguyên vật liệu nên phải mua bổ sung từ nguồn khác.
Tại sao 3: Tại sao lại thiếu nguyên vật liệu?
Trả lời: Do ước tính không chính xác nên mua thiếu.
Tại sao 4: Tại sao lại ước tính nguyên vật liệu chưa chính xác?
Trả lời: Do không biết yêu cầu nguyên vật liệu của bản thiết kế mới.
Tại sao 5: Tại sao lại không biết yêu cầu nguyên vật liệu của thiết kế mới?
Trả lời: Tại vì chưa làm thử trước đó.
Đấy, hỏi 5 lần nó lòi ngay ra cái nguyên nhân sâu xa gốc rễ. Tức là ta có thể tìm ra vấn đề của vấn đề. Thay vì quay ra đổ lỗi cho khách hàng ngay từ đầu, hoặc đổ lỗi cho đồng nghiệp, hoặc đổ lỗi cho bên giao hàng, chúng ta có thể nhìn ra vấn đề gốc rễ nằm ở quy trình sản xuất để khắc phục và tránh lặp lại.
Cái món hỏi năm lần tại sao này rất chi là lợi hại. Áp dụng được cho phần lớn các vấn đề trong cuộc sống và làm việc. Bạn thử tập xem, sẽ thấy khác ngay. Thề đấy!
Bí quyết 6: Cải tiến Liên tục
Cái bí quyết cuối này mới gọi là vĩ đại.
Ta thử chơi với con số tí nhé. Đố bạn 300 lần 0.001 thì được bao nhiêu? Là 30%. Nếu mỗi ngày bạn tốt lên (ví dụ: tăng năng suất lên, hoặc đọc sách nhanh hơn) một phần nghìn thì sau một năm, cái việc ấy sẽ được cải thiện tận 30% lận. Nếu thay số 0.001 bằng 0.01 (tức 1%), thì kết quả đạt được là 300%, tức tăng gấp ba. Thế đấy: nếu tập trung liên tục để cải tiến, dù mỗi lần ta chỉ đạt được một chút, nhưng tích lũy lại sẽ rất đáng kế. Góp gió thành bão.
Có điều tôi phải thú thật với bạn #ThếMàĐần là cái món “cải tiến liên tục này” nói thì dễ thế thôi, chứ làm không dễ thế đâu. Nhưng tôi tin nếu bạn có đủ sự cầu thị và nỗ lực, cùng với việc đặt mục tiêu thật khả thi và lập được thói quen cải tiến thì sẽ làm được. Tôi nhìn thấy nhiều người làm được rồi, và họ cũng chẳng phải là người siêu phàm gì.
Tôi bày cho bạn một cách làm đơn giản mà vui vui thế này nhé.
Để cải tiến cách làm, vào độ cuối tuần (hoặc cuối tháng nếu bạn có ít thời gian quá) bạn vẽ lên một cái bảng có ba cột: SƯỚNG QUÁ ĐI, BUỒN QUÁ ĐI, MUỐN KHÙNG QUÁ ĐI.
Bảng GladSadMad để thực hành cải tiến
Rồi đặt ra khoảng mươi phút để viết lên các điều tương ứng với tính chất ở các cột.
Ở cột SƯỚNG QUÁ ĐI, bạn viết lên đó những cách làm việc khiến bạn rất “ưng cái bụng”, mang lại hiệu quả cao.
Cột BUỒN QUÁ ĐI chứa những thứ khiến bạn không hài lòng, nhưng chưa đến mức muốn “đập đầu vào tường”.
Cột MUỐN KHÙNG QUÁ ĐI lưu lại những thứ bạn không thể chịu nổi.
Xong rồi hãy nhìn lại, nghĩ về phương án để lần sau cái cột SƯỚNG QUÁ ĐI nó nhiều lên, còn hai cột kia thì giảm xuống. Chọn ra một hai cái trong hai cột còn lại để “giải quyết” trong khả năng có thể. Nhớ có kế hoạch hành động để thực thi nhé, chứ đừng chỉ nghĩ trong đầu không thôi. Hãy hỏi “Mình phải làm gì trong tuần tới để cách làm việc tốt hơn?”.
Hãy hành động để cải tiến liên tục, mỗi ngày một tí, góp gió rồi sẽ có bão.
***
Chúc mừng bạn ThếMàĐần thân mến của tôi, tới đây thì sáu bí quyết quản việc siêu hạng đã được bật mí hết. Bạn hãy ghi nhớ:
- Một là, hãy trực quan hóa công việc.
- Hai là, hãy ưu tiên.
- Ba là, hãy giới hạn việc-đang-làm.
- Bốn là, hãy tự kiểm điểm, mỗi ngày mươi phút.
- Năm là, hãy hỏi tại sao năm lần.
- Sáu là, hãy cải tiến liên tục.
Trong sau bí kíp trên, bạn thích bí kíp nào nhất ? Nếu thích thì nhích luôn đi. Áp dụng luôn, và ghi lại kết quả sau tuần đầu tiên. Hãy chia sẻ cho người khác nếu thấy tác dụng tích cực. Nếu thấy có điều gì khó thực thi, hãy để lại một ít còm cho cái note này.
Chúc bạn quản việc hiệu quả, hiệu suất tăng cao, triệt tiêu stress.
Và nhớ đón đọc bài tiếp theo của chuỗi #ThếMàĐần.
Cũng hay ho đấy nhỉ.