Rủi ro là việc không thể tránh khỏi trong quá trình triển khai một dự án phần mềm trong thực tế, rủi ro có thể gặp phải ở bất kể quá trình nào của một dự án. Tôi xin giới thiệu với các bạn một chút kinh nghiệm bản thân về phương pháp mà tôi ưa dùng trong công việc hàng ngày để đối mặt với những rủi ro trong dự án phần mềm nhé 🙂
Xác định Rủi ro
Thông thường, rủi ro trong dự án phần mềm dùng để ám chỉ tới một hoặc nhiều yếu tố có thể ảnh hưởng tới dự án. Rủi ro có thể trở thành hiện thực hoặc không, việc đó còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khách quan cũng như chủ quan. Trong tình huống xấu nhất, rủi ro có thể trở thành vật cản gây ra trì trệ tiến độ hoặc thậm chí là dừng cả dự án. Rủi ro có thể được phát hiện dựa vào kinh nghiệm của mỗi thành viên dự án, đặc biệt là các nhóm trưởng và quản trị dự án, những người có kinh nghiệm xử lý và xác định rủi ro trong các dự án trước.
Trong những mô hình quản lý dự án tiêu chuẩn (và nổi tiếng) như PMP (Project Mangement Professional) và CMMI (Capability Maturity Model Intergration) đều đề cao vị thế của việc xác đinh và quản lý rủi ro, bởi thế có thể nói quản lý rủi ro là một trong những điều kiện cần thiết đối với một quản trị dự án giỏi. Tuy nhiên xác định, quản lý và báo cáo rủi ro là công việc không chỉ riêng ai, ngay từ những thành viên có vị trí thấp nhất trong dự án đều có trách nhiệm với việc đó.
Phân tích Rủi ro
Khi xác định được rủi ro, thành viên phải thực hiện việc báo cáo với những cá nhân chịu trách nhiệm trong dự án như trưởng nhóm và quản trị dự án, sau đó những người có trách nhiệm sẽ phải tổ chức việc phân tích rủi ro, qua đó xác định được phạm vi ảnh hưởng, mức độ nghiêm trọng của rủi ro.
Việc phân tích rủi ro cần phải được thực hiện kỹ lưỡng và cẩn trọng, có thể khái quát lại thành 4 điểm chốt chính như sơ đồ dưới đây.
Qua việc xác định được “Độ nghiêm trọng tổng thể”, ta có thể sắp xếp các rủi ro theo một “Cây rủi ro”, các rủi ro có điểm số độ nghiêm trọng cao được xếp ở “gốc cây”, thể hiện cho những vấn đề gốc rễ, ảnh hưởng to lớn đến dự án, như một cái cây, mất gốc là chết! Những vấn đề có điểm trung bình, sẽ nằm rải rác suốt quá trình triển khai dự án với độ phức tạp và mức nghiêm trọng phân hóa, cuối cùng là những rủi ro với mức điểm thấp, chúng phân nhánh khá nhỏ, rải rác khắp các khía cạnh của dự án tuy nhiên độ phức tạp và mức ảnh hưởng lại thấp.
Kiểm soát Rủi ro
Việc xác định và phân tích rủi ro nhằm giúp cho ngững cá nhân có trách nhiệm kiểm soát được rủi ro một cách có hiệu quả. Vậy kiểm soát rủi ro thế nào được gọi là “hiệu quả”?!
Sau khi rủi ro được phân tích một cách kỹ lưỡng và xếp vào “Cây”, ta có một cái nhìn khái quát và tổng thể hơn. Như đã nói ở trên, rủi ro có thể bắt nguồn từ bất kỳ công đoạn nào của một dự án, do vậy việc kiểm soát rủi ro cũng vậy. Điều đó đảm bảo cho việc kiểm soát kéo dài theo chiều dọc, nhưng không chỉ vậy mỗi thành viên trong dự án phải biết tự kiểm soát những rủi ro liên qua tới mình, khi đó sẽ giúp cải thiện việc kiểm soát theo cả chiều ngang.
Mỗi thành viên phải biết đánh giá những yêu cầu và thay đổi của dự án, ngay khi họ nhận được. Liệu rằng yêu cầu, thay đổi đó có phải là rủi ro không? Và nếu đó là rủi ro, họ có thể tự xử lý được không, có cần phải đưa vấn đề đó ra thảo luận công khai không?
Giám sát Rủi ro
Rủi ro một khi đã xảy ra thường không chỉ một lần, quá trình giám sát rủi ro, hay còn gọi là “hậu” kiểm soát rủi ro cần được chú trọng, mỗi khi rủi ro được xác định, phân tích và kiểm soát thành công, phải đưa ra trước dự án để những thành viên khác nắm được và tránh tái mắc phải.
Để đạt được hiệu quả tốt nhất, những rủi ro đã được phân tích hoặc đang trong quá trình kiểm soát cần được đề ra trong các cuộc họp tiến độ dự án định kỳ. Trong cuộc họp cần chỉ rõ tường tận các rủi ro, đặc biệt là các rủi ro có tính chất nghiêm trọng. Việc hiểu rõ ràng và tường tận rủi ro giúp tránh gặp phải những rủi ro na ná trong tương lai (bao gồm cả trong và ngoài dự án hiện tại).
Trong thực tế…
Như đã nói từ đầu, rủi ro là không thể tránh khỏi và có thể gặp ở bất kỳ công đoạn nào của một dự án, vì vậy việc kiểm soát cần được làm theo cả chiều dọc (suốt thời gian dự án) và chiều ngang (từng thành viên dự án). Chúc “Cây” rủi ro của dự án bạn lúc nào cũng còi cọc, ốm yếu nhé!
Nguyễn Trí Trung – FIS.PFS Developer
trungnt22@fpt.com.vn
facebook.com/trungnguyentri
